REUNIONS DE TRAVAIL

MODALITES

1/ - Lister les différentes thématiques de travail.

Actuellement : recherche du lieu, création des statuts de l'ASBL ou Fondation, traduction du site, recherche de financements, gestion/administration du forum et du site. Autres ?
D'autres thèmes seront à l'ordre du jour au fur et à mesure de l'avancement du projet.

2/- Créer des groupes de travail pour chacun des thèmes selon les goûts et compétences de chacun.
Si rien ne fait à priori obstacle au fait qu'un groupe de travail soit dans certains cas, constitué d'une seule personne (cas où une seule personne parmi l'équipe aurait la compétence requise pour mener à bien un travail précis, par ex), il paraît certainement souhaitable qu'il soit constitué d'au moins de 2 personnes.

3/ - Chaque groupe se rencontre physiquement ou virtuellement selon possibilités et choix à une fréquence à sa convenance mais d'au moins 1 fois par semaine afin d'assurer un avancement minimal au projet. Chaque individu du groupe pouvant bien évidemment travailler sur le thème de son côté.

- Les thèmes à travailler sont déterminés en réunions plénières.
- Les dates des réunions plénières sont à déterminer lors d'une première réunion pleinière. On pourrait proposer une réunion plénière par quinzaine, pour commencer, par ex.
- Cette périodicité pourra bien-sûr être révisée en réunion plénière au fur et à mesure de l'avancement du projet si besoin est, ou en cas de besoin d'une réunion extraordinaire (en cas de surcroît momentané d'activité, par ex.)
- Des sous-groupes pourront éventuellement être créés par la suite, lorsque les membres résidents et semi-résidents auront atteint un nombre qui le nécessite.



DEROULEMENT D'UNE REUNION PLENIERE

En attendant que l'équipe ait été formée au mode de gouvernance Sociocratique et Holacratique, les réunions pourraient se dérouler comme suit :

1/ - Un facilitateur lit l'Ordre du Jour et est le garant du déroulement de la réunion (OJ respecté, discussion restant centrée sur le sujet...)
   - La réunion est enregistrée.
2/ - Un tour de cercle est fait où chaque représentant de groupe fait un bref résumé d'évènements, questions, idées qu'il souhaite partager et/ou traiter et qui ne sont pas à l'Ordre du Jour. Ces points sont simplement et brièvement évoqués, ils ne sont pas traités à ce point de la réunion.
3/ - Chaque point de l'OJ est annoncé par le facilitateur et débattu par l'équipe.
4/ - La réunion est terminée quand tous les points ont été traités ou quand l'heure prévue de fin de réunion est arrivée, celle-ci pouvant être prolongée si les participants le souhaitent d'un commun accord.
Si la séance est levée et que tous les points prévus à l'OJ n'ont pas été traités, ceux-ci seront reportés au début de la réunion plénière suivante.
Si tous les points prévus à l'OJ ont été traités et qu'il reste du temps, les points exprimés en début de réunion par chaque représentant de groupe pourront être traités au prorata du temps restant. Ce qui ne peut être fait étant reporté au début de la réunion suivante.
Si tous les points prévus à l'OJ ont été traités et qu'il ne reste pas de temps, les points exprimés en début de réunion par chaque réprésentant de groupe pourront soit être reportés au début de la prochaine réunion plénière, soit être traités séance tenante en prolongeant la réunion si cela est décidé d'un commun accord.

Cette proposition de déroulement est à mon avis, viable tant que le groupe est restreint. Le groupe grandissant, la nécessité de fonctionner selon les modes sociocratiques et holacratiques se fera indispensable.

Tenue Réunion Eden Builders (Avenant du 25/02/14)

Durée et modalités de participation

- La durée de la réunion est défini et annoncé lors des convocations.

- Le facilitateur remplit le rôle de gardien du temps et de l'Ordre du Jour.

- Il semblerait souhaitable, afin d’harmoniser les énergies des participants, de démarrer la réunion par un coup de «clochettes» (bols, cymbales...) donné par le facilitateur.

- Le facilitateur rappelle clairement la durée de la réunion, les modalités de participation (portable en sourdine, micro coupé) et l’ordre du jour.

- Puis celui-ci présente et accueille les nouveaux venus le cas échéant.

- Si l’un des participants doit s’éclipser avant la fin de la réunion, il l’annonce à ce moment-là.
Quand le moment venu pour lui de partir, il quitte simplement l’assemblée en coupant sa communication SANS SALUER ORALEMENT (ceci est très important afin de ne pas perturber les débats en cours,

- Tout au long de la réunion, le facilitateur veille à ce que ceux qui s’expriment le fassent dans le cadre du sujet débattu. Si l’un des participants a une communication qui lui semble pertinente à faire au groupe et dont le thème n’a pas de lien particulier avec l’ordre du jour, il peut le faire de façon concise et rapide et dans la mesure où le groupe présent est d’accord. La possibilité existe de laisser les infos qui sont en dehors du champ Eden Builders strict, mais que l'on souhaite partager, sur le groupe Skype d'Eden Builders, en msg écrit.

- 10 mn avant la fin de la réunion, le facilitateur annonce que la réunion va s’achever.
- 5 mn avant l’heure de fin, le facilitateur annonce que la réunion est terminée. Il propose une nouvelle date de réunion (cela peut également être fait en début de réunion) et invite chacun au «mot de la fin».

La réunion est close par un coup de clochettes (gong, bols, cymbales...) à l’heure prévue, sauf si les participants sont d’accord pour poursuivre.
Si certains seulement des participants veulent poursuivre, ils peuvent le faire bien sûr.